Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Helsingin Vinttikoirakerho ry käsittelee yhdistyksen jäseniksi liittyneiden henkilötietoja. Helsingin Vinttikoirakerho ry noudattaa voimassa olevaa tietosuojalakia (1050/2019).

1. Rekisterinpitäjä
Helsingin Vinttikoirakerho ry
Tuomarinkyläntie 1
00690 Helsinki
Y-tunnus 0967250-8

2. Yhteyshenkilö jäsenrekisteriä koskevissa asioissa
Jäsensihteeri
Helsingin Vinttikoirakerho ry
Tuomarinkyläntie 1
00690 Helsinki

sähköposti: jasensihteeri@vinttikoira.fi

3. Rekisterin nimi
Helsingin Vinttikoirakerho ry:n jäsenrekisteri.

4. Rekisterin pitämisen peruste
Ensisijainen käsittelyperuste on jäsenyys. Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen toiminnan mahdollistamiseksi.

5. Henkilötietojen käsittelyn ja jäsenrekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin:

    • Jäsenrekisterin ylläpito
    • Jäsenmaksujen perintä
    • Tilastolliset tarkoitukset
    • Sähköinen viestintä jäsenille

6. Jäsenrekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot voivat sisältää:

    • Henkilön perustiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite
    • Rekisteröintitiedot: liittymisvuosi, jäsennumero, jäsentyyppi

7. Tietojen kerääminen ja tallentaminen
Helsingin Vinttikoirakerho ry:n verkkosivuilla ei tallenneta yhdistyksen jäsenten tai sivuilla kävijöiden henkilötietoja. Verkkosivuilla oleva jäsenhakemuslomake kerää kuitenkin jäseneksi hakevan henkilön tiedot, kuten nimen, osoitteen, sähköpostiosoitteen, syntymäajan, puhelinnumeron, jäsenmuodon sekä koiran rodun.
Lomakkeella annetut tiedot lähetetään jäsensihteerin sähköpostiin ja tallennetaan yhdistyksen jäsenrekisteriohjelmaan, Netti-Jäseriin. Tietoja käytetään vain jäsenyyden käsittelyyn ja ylläpitoon tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

8. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 5 määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Paperiset henkilötietoja sisältävät lomakkeet muutetaan sähköiseen muotoon ja hävitetään sen jälkeen.

9. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät Helsingin Vinttikoirakerho ry:n jäsensihteeri, rahastonhoitaja/-kirjanpitäjä ja hallituksen jäsenet.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei myydä tai vuokrata kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan vain seuraavissa tilanteissa:

    • Painotalolle yhdistyksen tiedotteiden postitusta varten
    • Toimivaltaisille viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla

12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:

    • Tarkistaa omat tietonsa jäsenrekisterissä
    • Pyytää virheellisten tietojen korjaamista
    • Kieltää sähköinen viestintä
    • Pyytää tietojensa poistamista (huom. jäsenyyden päättyminen)

Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä sähköpostitse: jasensihteeri@vinttikoira.fi tai lähettämällä kirjallinen pyyntö osoitteeseen:
Jäsensihteeri
Helsingin Vinttikoirakerho ry
Tuomarinkyläntie 1
00690 Helsinki

13. Jäsenrekisterin suojauksen periaatteet
Manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Sähköiset tiedot tallennetaan teknisesti suojattuihin tietokantoihin.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Helsingin Vinttikoirakerho ry pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutoksista ilmoitetaan jäsenille.

Seloste hyväksytty: Helsingin Vinttikoirakerho ry:n hallitus, 14.1.2025